Правила деловой переписки в интернете

правила деловой перепискиПравила деловой электронной переписки

В наше время трудно найти человека, который не пользуется скайпом, не ведет переписку в чатах, не общается на форумах или в социальных сетях. Мы встречаемся с друзьями в интернете чаще, чем в живую. Такое общение накладывает определенный отпечаток на язык, который используется в сети. Часто он изобилует сокращениями, пропусками букв и некоторым пренебрежением к нормам орфографии.

Красивые, грамотно выстроенные фразы на форумах и в чатах можно встретить крайне редко.  Здесь общение максимально приближено к разговорной речи и является ее письменным эквивалентом.

Совсем другое  дело — электронная деловая переписка, которая по стилю, содержанию и структуре ничем не отличается от самой обычной деловой переписки в офф-лайне.

Основные различия касаются именно оформления письма и связаны с тем, что способ передачи, доставки и получения информации совершенно другой.

Правила деловой переписки в интернете

  • Деловая переписка подчиняется определенным правилам, среди которых краткость и ясность изложения первичны. Не менее важны вежливость и корректность по отношению к адресату, а также грамотность. Те же самые правила распространяются на электронную переписку. Деловой человек не будет тратить время на то, чтобы «расшифровывать» смысл вашего послания. Электронное письмо не должно быть длинным и пространным.
  • Обязательной для заполнения является «тема» письма. Она должна содержать основную цель вашего послания. Адресат, получив ваше письмо, сразу сможет оценить его важность, а также срочность и определит для себя, что с этим письмом делать? Ответить сразу или направить подчиненному для исполнения, назначив сроки для подготовки ответа.
  • Любое письмо, и электронное – не исключение, должно начинаться с приветствия. Обычно  это выглядит так: «Уважаемый … (имя отчество адресата)», либо  «Уважаемый господин (фамилия). В случае если адресат вам не знаком, считается приемлемым написать просто: «Уважаемый коллега», или «Уважаемые коллеги».
  • Письмо должно быть определенным образом выстроено: начать нужно с изложения причины, по которой вы написали это письмо, или с обозначения цели, которой вы хотите достичь. Затем идет основной текст, поясняющий первую фразу. Завершить письмо лучше всего словами: «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «Уверены, что наше сотрудничество будет взаимовыгодным» и т.п. Подпись автора письма должна быть лаконичной, обычно, это просто имя и фамилия.
  • В письме не рекомендуется использовать цветной шрифт, а также заливки. Категорически не приветствуются слова из «олбанского» языка, даже если вам это кажется очень оригинальным. То, что вы считаете важным, можно выделить заглавными буквами, но все письмо не может состоять из одних заглавных букв. Это воспринимается как крик. Не используйте также слова, имеющие эмоциональную окраску, это более уместно в личной беседе.
  • Если во вложении прилагается фирменный бланк, адрес организации и контактный телефон можно не указывать; в остальных случаях эта информация избавит получателя от необходимости напрягаться и вспоминать телефон.

Перед отправкой письмо следует обязательно прочитать и уточнить адрес отправки. Так вы избежите обидных ошибок, начиная от опечаток, и заканчивая потерей важной информации.

Никогда не отправляйте письма, состоящие только из вложений. Почти наверняка они отправятся в  спам.

Более того, направляя вложенный файл, не забудьте заранее поинтересоваться, какие формы и какой размер файлов проходят через сервер адресата, — в противном случае вы напрасно можете ждать ответа, так как адресат просто не получит вашего письма.

Отвечать на полученные письма рекомендуется в день получения, а на письма с пометкой “cрочно” или “важно” – сразу после получения. Не требуют обязательного ответа письма из массовых рассылок.

Как видите, правила деловой переписки в интернете и в офф-лайне имеют много общего. И если вы хотите, чтобы вас воспринимали как серьезного делового человека, стоит их придерживаться.

О том как вести деловой телефонный разговор можно прочитать здесь.

Метки записи:

Комментарии к записи " Правила деловой переписки в интернете"

Посмотреть последние комментарии
  1. Предлагаю посмотреть также советы по поводу переписки с экспертом/выдающимся специалистом здесь http://vikent.ru/w6/
    Вкратце вот ПЛАН письма:
    – О себе (преподаватель ВУЗа, предприниматель, научный работник и т. п., мой блог / сайт, профиль в соц. сетях);
    – Ваша цель (научная; педагогическая; коммерческая и т. п.);
    – Что уже изучено / сделано Вами по интересующей Вас теме (основные Авторы, книги, курсы, Ваши проекты и т. п.);
    – С учётом изложенного выше, в чём Ваш вопрос / предложение: …

  2. Вы затронула актуальную тему: безалаберное письмо, и открывать, не говоря о том, что читать – не будут. Вести грамотную переписку, это сродни вежливости – и прочесть смогут и ответить.

    • Письма, которые в последнее время достали своей безграмотностью, наводят на печальные мысли о низком уровне преподавания русского языка и литературы в школе.

  3. Очень дельные советы, важно знать нюансы деловой переписки. Взяла вашу статью в закладки, ведь учится никогда не поздно.

  4. Ох, если бы все придерживались таких правил, а то ведь открываешь почту, а та-а-а-м…..Уже интуитивно, не читая, узнаю спам рассылки и уничтожаю безжалостно.
    Относительно грамотности. Тут я сама, порой, делаю ошибки, так как есть дурная манера писать быстро, отправлять не перечитывая. Хорошо, если на сайте сразу высвечиваются красненьким ошибки, сразу видно и можно исправить.

    • Лена, я тоже удаляю спам, а еще и в настройках почты можно поставить фильтр на конкретные сайты или авторов, что я иногда и делаю. Правда, число пишущих увеличивается в геометрической прогрессии.

  5. Очень актуальная тема – правила деловой переписки в интернете. Ведь сейчас многие ведут свои дела через интернет. Спасибо за напоминание о правилах деловой переписки в интернете!

  6. Как театр начинается с вешалки так и деловое пильсьмо в интеренете начинается с Темы. Считаю, что эта часть деловой переписки самая главная. От нее зависит уйдет ваше письмо в спам, в корзину или его прочитают.
    Полезные советы, большое спасибо!

    • Согласна с Вами, Татьяна. Очень удобно, когда тема письма обозначена. Сразу можно понять: “оно вам надо?” В зависимости от этого и судьба письма решается.

  7. Стиль делового письма должен соответствовать вышеизложенным правилам.

  8. Дельные советы! Спасибо. Я бывает отправляю рассылку клиентам письма с вложением без письма, оказывается это рискованно – письмо может уйти в спам.

    • Признаюсь, Ольга, я делаю именно так. Часто приходят письма, где вложена информация о каком-то тренинге или вебинаре неизвестного мне человека, которую автор письма просто пересылает в вид вложения. Отрываю, смотрю, текста нет – сразу удаляю.

  9. Тема этикета страдает на данный день повсюду, и об этом надо уже просто кричать! Правила деловой переписки в интернете очень нужная тема. Хорошо, что вы её затронули. Я у удовольствием прочитаю продолжение.

    • Этикет – тема очень обширная, даже, если рассматривать только деловой этикет. Планирую написать еще несколько статей о деловом общении.

  10. Такие правила деловой переписки знать совершенно необходимо. Да и на форумах хочется видеть грамотные и связные тексты, хотя в дружеском общении, естественно, можно себе позволить и вольности))

    • Мне кажется, Елена, что в последнее время писать стали получше, хотя может быть, просто я общаюсь с такими людьми – грамотными и доброжелательными.

Здесь вы можете написать комментарий к записи "Правила деловой переписки в интернете"

* Текст комментария
* Обязательные для заполнения поля

Внимание: все отзывы проходят модерацию.